Không biết mọi người sao, chứ mỗi lần lên kế hoạch cho một chuyến đi, mình thường dành khá nhiều thời gian để tìm khách sạn. Có khi mình muốn tìm một nơi có vị trí thật thuận tiện, có khi lại đang tìm một loại phòng cụ thể. Cũng có những lần mình đã nhắm sẵn một khách sạn hay B&B nổi tiếng nào đó vì hiếu kỳ muốn trải nghiệm. Và tất nhiên, đôi khi lý do đơn giản nhất vẫn là ngân sách!
Sau nhiều chuyến đi, mình nhận ra rằng đặt khách sạn không phải lúc nào cũng đơn giản như vào các trang du lịch, nhập ngày đi rồi chọn một chỗ trong danh sách kết quả. Đã có những lần trang đặt phòng báo hết chỗ, nhưng sau đó mình mới phát hiện khách sạn vẫn còn phòng. Cũng có lúc mình tìm mãi không thấy kết quả, rồi mới biết khách sạn thậm chí còn chưa mở lịch đặt phòng cho những ngày đó. Khó nhất vẫn là tìm kiếm những khách sạn hoặc nhà nghỉ ở khi hơi hẻo lánh, hoặc ở các tỉnh nhỏ.
Từ những lần tìm phòng khá vất vả ấy, mình học được một vài mẹo nhỏ. Có những cách rất đơn giản, nhưng nếu không biết thì mình có thể đã bỏ qua một chỗ ở mà mình thực sự muốn trải nghiệm.
Nếu không tìm được phòng cho toàn bộ kỳ nghỉ, hãy thử chia ngày đặt phòng
Đây là một trong những cách mình thường thử đầu tiên khi tìm mãi mà không thấy phòng cho toàn bộ số đêm mình cần.
Ví dụ, mình muốn ở một khách sạn trong bốn đêm, nhưng khi nhập cả bốn đêm vào trang đặt phòng thì hệ thống báo không còn phòng. Thay vì vội kết luận rằng khách sạn đã kín chỗ, mình thử tìm từng đêm hoặc chia thành những khoảng một, hai đêm. Đôi khi khách sạn chỉ còn phòng cho một phần thời gian mình muốn ở. Có thể phòng tiêu chuẩn còn trống trong hai đêm đầu, nhưng hai đêm tiếp theo chỉ còn một hạng phòng khác. Khi tìm cả bốn đêm cùng lúc, hệ thống có thể không hiển thị kết quả vì loại phòng đó không còn trống cho cả 4 đêm.
Nếu thật sự thích khách sạn đó, mình có thể đặt một phòng cho phần đầu của chuyến đi, rồi đặt một phòng khác cho những đêm còn lại. Đúng là có thể phải chuyển phòng giữa chừng, nhưng ít nhất mình vẫn ở cùng một khách sạn. Mình nghĩ dù phải đổi phòng trong cùng một khách sạn vẫn tiện hơn là phải chuyển sang khách sạn khác, nhất là khi giờ trả phòng ở khách sạn cũ và giờ nhận phòng ở khách sạn mới cách nhau 1 khoảng thời gian thì khá bất tiện, vì hành lý phải gửi nhờ trong thời gian đó. Ví dụ, mình phải trả phòng lúc 11h sáng mà đến 3-4h chiều mới được nhận phòng mới. Nếu chỉ chuyển sang phòng khác trong cùng khách sạn, mình có thể hỏi họ giữ hành lý giúp cho đến khi phòng tiếp theo sẵn sàng, họ cũng có thể chuyển hành lý đến phòng mới cho mình nữa!
Tất nhiên, mình không nghĩ cách này lúc nào cũng đáng làm. Nếu xung quanh có nhiều khách sạn tốt khác, hoặc việc chuyển phòng sẽ khiến chuyến đi thêm rắc rối, mình có thể chọn một nơi khác. Nhưng nếu khách sạn có vị trí rất thuận tiện, giá hợp lý, mình thật sự thích nơi đó, hoặc khu vực ấy không có nhiều lựa chọn, thì mình nghĩ vẫn đáng thử cách này.
Khi đến khách sạn nhận phòng, bạn nên cho tiếp tân biết rằng bạn đặt 2 reservations, và hỏi xem bạn có cần phải đổi phòng không hay họ có thể sắp xếp để bạn ở cùng 1 phòng mà không cần thay đổi.
“Hết phòng” chưa chắc là hết phòng
Đôi khi, khi một khách sạn hiện “không còn phòng” trên trang đặt phòng, điều đó không có nghĩa là khách sạn đã kín chỗ. Đặc biệt với những B&B nhỏ hoặc khách sạn gia đình, lịch đặt phòng có thể chỉ mở trước một hoặc hai tháng.
Mình từng gặp trường hợp này khi tìm chỗ ở tại Kyushu (Nhật). Booking.com không hiển thị phòng, nhưng khi mình liên hệ trực tiếp với B&B, họ cho biết lịch đặt phòng cho ngày mình muốn vẫn chưa mở. Họ còn hướng dẫn mình ngày cụ thể có thể quay lại đặt phòng.
Mình biết nhiều người có thể ngại liên lạc trực tiếp với khách sạn, nhất là khi không nói được tiếng địa phương. Nếu gọi điện, mình có thể không hiểu nhân viên nói gì hoặc khó diễn đạt điều mình muốn hỏi. Nhưng thay vì gọi điện, mình có thể thử liên lạc qua email hoặc tin nhắn. Khi trao đổi bằng văn bản, mình có thời gian dùng ứng dụng thông dịch để soạn câu hỏi và hiểu câu trả lời. Một số khách sạn còn sử dụng các ứng dụng nhắn tin phổ biến tại địa phương, chẳng hạn như LINE ở Nhật, KakaoTalk ở Hàn Quốc hay WeChat ở Trung Quốc. Chỉ cần tìm xem khách sạn có cung cấp những cách liên lạc này hay không là được.
Mình thường chỉ cần hỏi xem lịch đặt phòng đã mở chưa, hoặc liệu còn phòng cho ngày mình muốn hay không. Không cần viết một đoạn dài hay diễn đạt thật hoàn hảo. Đôi khi, chỉ cần chủ động hỏi một câu là mình đã có thêm cơ hội tìm được nơi lưu trú phù hợp.
Đừng chỉ dựa vào một trang đặt phòng
Ngay cả khi lịch đặt phòng đã mở, mình vẫn không nên chỉ kiểm tra một trang duy nhất. Mỗi nền tảng có thể hiển thị loại phòng, giá và điều kiện đặt khác nhau. Có nơi còn có những ưu đãi hoặc chính sách hủy phòng tốt hơn khi đặt trực tiếp trên website chính thức.
Khi đã tìm được khách sạn phù hợp, mình thường so sánh giá trên vài trang đặt phòng và website của khách sạn trước khi quyết định. Nhớ kiểm tra kỹ loại phòng, số người được phép ở, bữa sáng có bao gồm hay không, cũng như điều kiện hủy phòng và các khoản phí phát sinh. Giá thấp nhất chưa chắc là lựa chọn tốt nhất nếu đi kèm những điều kiện không phù hợp.
Nếu có khách sạn muốn ở bằng được, hãy kiểm tra phòng trước
Có những nơi lưu trú không chỉ là chỗ để ngủ mà còn là một phần của trải nghiệm chuyến đi. Có thể đó là một ryokan ở Nhật, một khách sạn cổ ở châu Âu, hay một B&B nhỏ nằm giữa vùng núi. Nếu đã tìm được nơi mình rất muốn ở, mình thường kiểm tra ngày còn phòng trước khi chốt lịch trình. Đôi khi, chỉ cần thay đổi ngày đến hoặc ngày rời đi một chút là mình có thể đặt được phòng. Thay vì cố giữ lịch trình ban đầu rồi phải bỏ lỡ nơi mình thích, mình có thể linh hoạt sắp xếp các điểm tham quan xung quanh ngày lưu trú đó. Nhất là với những khách sạn đặc biệt hoặc nằm ở nơi xa trung tâm, việc đặt phòng trước có thể giúp mình tránh phải thay đổi kế hoạch vào phút cuối.
Điều quan trọng là xác định xem khách sạn đó có thực sự đáng để mình điều chỉnh lịch trình hay không. Nếu có, hãy kiểm tra tình trạng phòng trước khi đặt những phần còn lại của chuyến đi.
Đừng bỏ qua những lựa chọn phòng khác nhau
Khi đi du lịch cùng gia đình hoặc nhóm đông người, việc tìm được một phòng phù hợp đôi khi không dễ, nhất là khi khách sạn có giới hạn về số người tối đa trong mỗi phòng. Thay vì chỉ tìm phòng gia đình hoặc phòng lớn, mình thường xem thêm các loại phòng khác mà khách sạn cung cấp. Chẳng hạn, nếu phòng tiêu chuẩn chỉ dành cho hai người, liệu khách sạn có thể kê thêm giường phụ không? Hoặc thay vì cố tìm một phòng đủ chỗ cho cả gia đình, đặt hai phòng cạnh nhau hay thông nhau có thể là lựa chọn hợp lý hơn. Đôi khi, kết hợp hai loại phòng khác nhau cũng giúp mình có thêm lựa chọn về giá và cách sắp xếp chỗ ngủ.
Tuy nhiên, cần đọc kỹ thông tin về sức chứa tối đa và quy định của khách sạn trước khi đặt. Đừng chỉ dựa vào số giường trong phòng để đoán rằng có thể ở thêm người. Nếu thông tin chưa rõ, hãy hỏi khách sạn trực tiếp để chắc chắn rằng cách sắp xếp đó được chấp nhận.
Nếu tìm được phòng có giá hợp lý và được hủy miễn phí, hãy cân nhắc đặt trước
Khi lên kế hoạch cho một chuyến đi từ rất sớm, mình không phải lúc nào cũng cảm thấy cần tìm được khách sạn hoàn hảo nhất ngay từ lần đầu. Nếu tìm được một phòng mà mình hài lòng, giá hợp lý và có thể hủy miễn phí, đôi khi mình sẽ đặt trước rồi tiếp tục tìm kiếm thêm. Với mình, như vậy ít nhất đã có một chỗ ở được đảm bảo trong lúc vẫn tiếp tục tìm kiếm. Nếu sau đó tìm được khách sạn tốt hơn, phòng tốt hơn, vị trí thuận tiện hơn hoặc giá rẻ hơn, mình vẫn có thể thay đổi đặt phòng, miễn là hủy đặt phòng ban đầu trong thời hạn cho phép.
Mình thấy cách này đặc biệt hữu ích khi lên kế hoạch cho chuyến đi trước nhiều tháng. Tình trạng phòng và giá khách sạn có thể thay đổi, nên mình không muốn tự tạo áp lực phải đưa ra quyết định hoàn hảo ngay lập tức. Tất nhiên, mình luôn kiểm tra kỹ chính sách hủy phòng, đặc biệt là thời hạn hủy cụ thể và việc đặt phòng có thực sự được hoàn tiền hay không.
Một căn phòng giá rẻ nhưng ngày mai đã không thể hủy miễn phí thì không còn là “phao an toàn” như mình tưởng nữa!
Đừng quên xem xét vị trí khách sạn và tình hình hành lý của mình
Có những lúc mình quá tập trung vào việc tìm một khách sạn đẹp với giá tốt mà quên nghĩ xem thực tế sẽ phải đi đến đó như thế nào. Trên bản đồ, khách sạn có thể trông rất gần ga tàu. Nhưng nếu đi cùng vài chiếc vali, quãng đường đi bộ 15 phút sẽ rất khác so với khi không mang theo hành lý.
Mình nhớ những lần phải kéo vali qua những con đường lát đá cuội ở châu Âu, hoặc đi lên xuống những bậc thang và con dốc khá cao — như trải nghiệm của chúng mình ở Croatia. Quãng đường 15 phút tưởng chừng ngắn ngủi có thể trở thành một trải nghiệm hoàn toàn khác khi phải kéo theo hành lý.
Từ những lần đó, mình bắt đầu chú ý hơn đến vị trí khách sạn khi lên kế hoạch cho các chuyến đi ở châu Âu, Nhật Bản và những thành phố khác, nơi chúng mình chủ yếu sử dụng phương tiện công cộng và đi bộ nhiều thay vì có xe riêng. Nếu đến bằng tàu và sáng hôm sau lại rời đi, mình thường thấy ở gần nhà ga đáng giá hơn nhiều so với việc tiết kiệm một chút tiền khi chọn khách sạn xa hơn. Điều tương tự cũng đúng khi đi cùng trẻ em, đến nơi vào đêm muộn, hoặc ở những nơi mà mình sẽ thường xuyên sử dụng phương tiện công cộng. Khách sạn không chỉ là một căn phòng. Vị trí của nó có thể ảnh hưởng rất nhiều đến sự thuận tiện của cả chuyến đi.
Mình cũng thường kiểm tra trước xem khách sạn có giữ hành lý sau khi trả phòng hay không. Phần lớn khách sạn có thể hỗ trợ việc này, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nếu thông tin không được ghi rõ trên website của khách sạn hoặc trang đặt phòng, mình sẽ liên lạc để xác nhận, nhất là khi việc gửi hành lý là điều quan trọng với lịch trình hôm đó.
Cân nhắc kỹ trước khi đặt phòng kèm bữa sáng
Bữa sáng miễn phí nghe có vẻ là một ưu đãi hấp dẫn, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn đáng tiền, nhất là khi đi cùng trẻ nhỏ. Mình thường cân nhắc xem cả gia đình có thực sự thích và ăn được những món khách sạn phục vụ hay không.
Mình từng gặp trường hợp này khi ở một ryokan tại Hakone. Gói lưu trú bao gồm cả bữa tối và bữa sáng truyền thống kiểu Nhật. Bữa ăn rất đẹp mắt và là một phần thú vị của trải nghiệm ở ryokan, nhưng các con lại không quen với những món ăn đó. Nếu biết trước các con sẽ khó ăn, có lẽ mình đã cân nhắc kỹ hơn thay vì mặc định rằng phòng kèm bữa sáng luôn là lựa chọn tốt.
Vì vậy, trước khi chọn gói phòng, mình thường xem hình ảnh hoặc thực đơn nếu khách sạn có cung cấp. Nếu không chắc cả nhà sẽ thích, đặt phòng không kèm bữa sáng rồi tìm một quán ăn gần đó đôi khi lại là quyết định tốt và tiết kiệm hơn.
Đừng bỏ qua các trang đặt phòng địa phương
Khi tìm khách sạn, mình thường kiểm tra cả những trang đặt phòng quốc tế lẫn các trang phổ biến tại địa phương. Đôi khi, cùng một khách sạn và cùng loại phòng nhưng giá hoặc ưu đãi giữa các trang lại khác nhau khá nhiều.
Mình từng tìm được những lựa chọn tốt hơn khi đặt chỗ ở tại Hà Nội và một homestay ở Ninh Bình qua các trang đặt phòng địa phương, thay vì chỉ tìm trên những nền tảng quốc tế quen thuộc. Vì vậy, nếu giá trên Booking.com hay Agoda chưa thật sự hợp lý, mình nghĩ cũng đáng dành thêm chút thời gian để tìm trên các trang trong nước.
Một trở ngại có thể là website chỉ có tiếng địa phương. Nhưng chuyện này không quá khó giải quyết. Mình thường dùng Google Translate để dịch nội dung trang web, rồi kiểm tra kỹ tên phòng, ngày lưu trú, số lượng khách, chính sách hủy và các khoản phí trước khi thanh toán. Chỉ cần cẩn thận hơn một chút, mình có thể tìm được thêm những lựa chọn mà các trang quốc tế không hiển thị.
Khi không chắc chắn, hãy hỏi trực tiếp khách sạn
Sau cùng, mình nghĩ điều quan trọng nhất mà mình học được là đừng vội bỏ cuộc khi việc đặt phòng không diễn ra như mong đợi. Các website đặt phòng rất hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng cho mình biết toàn bộ câu chuyện. Đôi khi, chỉ cần hỏi trực tiếp khách sạn là mọi chuyện đã sáng tỏ.
Lần tới, nếu một trang đặt phòng báo “không còn phòng”, mình sẽ thử thay đổi ngày, chia ngày đặt phòng riêng, kiểm tra các loại phòng khác nhau, xem website riêng của khách sạn hoặc liên lạc trực tiếp với nơi lưu trú. Biết đâu căn phòng mình đang tìm thực ra vẫn còn, chỉ là mình chưa tìm đúng cách thôi.
Sau cùng, lên kế hoạch cho chuyến đi nên là một phần thú vị của hành trình, chứ không phải nguồn gây căng thẳng. Vì vậy, đừng để vài trục trặc khi đặt khách sạn khiến bạn bực bội ngay cả khi chuyến đi còn chưa bắt đầu. Đôi khi, chỉ cần một chút kiên nhẫn và thêm vài bước tìm kiếm là mình đã có thể tìm được nơi lưu trú phù hợp rồi!
